Quem trabalha em agência de eventos conhece bem essa cena.

Você apresenta uma ideia redonda, o cliente gosta, elogia, parece ver valor… e então vem a frase: “Amei a ideia, mas pra aprovar aqui dentro vou ter que simplificar.”

Quase sempre é aqui que o projeto começa a ser picotado até virar algo genérico ou simplesmente some.

Montamos um roteiro prático pra ajudar a transformar o “vou ter que cortar” em “me ajuda a defender isso aqui dentro”.

1. Antes de reagir, entenda o que “simplificar” significa ali dentro

“Simplificar” é uma palavra guarda‑chuva.Ela pode esconder vários medos diferentes:

• medo de estourar orçamento
• medo de dar errado no dia
• medo de não agradar a diretoria
• medo de mudar demais o jeito “como sempre foi”

Se você responde só com “ok, vamos simplificar”, acaba cortando no escuro.

Uma pergunta simples já muda esse cenário:

“Quando você fala em simplificar, o que costuma pesar mais aí dentro:

valor, tempo de evento, perfil da diretoria ou medo de arriscar?”

Com essa frase, você:

• mostra que está jogando no mesmo time
• puxa o cliente pra conversa de bastidor
• descobre qual é o verdadeiro obstáculo

A partir daí, a resposta deixa de ser genérica e começa a ser cirúrgica.

2. Se o problema é valor: separe conceito de tamanho

Muitas boas ideias de experiência ao vivo, ativações ou momentos de palco morrem por uma confusão simples:

o cliente acha que precisa abandonar o conceito porque não consegue bancar a versão mais robusta.

Quando fica claro que o ponto é orçamento, você pode ir por aqui:

“A gente consegue manter o mesmo conceito, mas numa versão menor.

Vamos enxugar formato, tempo ou estrutura, sem perder o efeito principal?”

Alguns caminhos práticos:

• reduzir tempo de duração, mantendo o momento mais forte
• diminuir quantidade de recursos (ex.: menos tempo de banda, formato mais simples)
• focar em um momento só do evento, em vez de espalhar pela agenda toda

Você não troca a ideia por outra, só deixa mais viável.

3. Se o problema é medo de dar errado: ofereça prova de vida

Alguns clientes até têm verba, mas carregam um histórico ruim:

uma ação que deu errado, um entretenimento que passou do ponto, um diretor que não gostou.

Quando o “simplificar” vem dessa insegurança, ajuda muito trazer referências:

“Já fizemos algo muito parecido em [tipo de empresa / porte],

com X pessoas e perfil de público parecido com o seu.

Se você quiser, eu te conto rapidamente o que funcionou lá e o que a diretoria de lá mais gostou.”

Você pode ter à mão:

• 1 ou 2 mini‑cases (mesmo sem citar nome, se for sensível)
• fotos de clima de evento
• 2 frases de feedback de cliente

O objetivo aqui não é montar case de premiação.

É só mostrar que a ideia já foi testada em terreno semelhante.

4. Se o problema é diretoria: traduza formato em linguagem de decisão

Isso pesa muito em ideias de palco, experiências ao vivo e tudo que foge do script tradicional.

Seu contato até gosta, mas pensa:

“Como é que eu vou explicar isso pro VP?”

Nesse momento, o nome do formato (karaokê ao vivo, por exemplo) ajuda pouco.

O que ajuda é traduzir o que aquilo entrega em termos que a diretoria respeita.

Alguns ângulos funcionam bem:

• participação ativa x plateia passiva
• momento de conexão real entre áreas x mais um discurso
• reforço de mensagem de cultura/marca x só entretenimento solto

Você pode mandar algo pronto, assim:

“Pra você usar aí dentro, eu resumiria a ideia assim:

‘Um momento em que as pessoas saem do papel de plateia e viram protagonistas do evento, reforçando a mensagem de [tema] de um jeito participativo, não só em slide.’”

Ou:

“Em vez de mais uma atração pra assistir, é um momento de alto engajamento em que o time todo aparece,

o que costuma aumentar a lembrança do evento meses depois.”

Isso vira frase pro seu cliente usar na reunião com diretoria.

5. Se o problema é tempo de evento: ofereça uma versão concentrada

Agenda de evento corporativo é sempre espremida.

Se o sinal vermelho é “não cabe na programação”, vale propor uma versão concentrada:

“Se o ponto é tempo, vamos desenhar uma versão em 15 minutos / 20 minutos

que ainda faça sentido e entregue o efeito principal? Eu te devolvo isso pronto pra você avaliar.”

Aqui, algumas perguntas ajudam:

• “Em qual momento da agenda esse pico de energia faria mais sentido: abertura, meio ou fechamento?”
• “Qual é o máximo de tempo que você consegue defender aí dentro pra esse momento?”

Com isso, você ajusta:

• tempo de palco
• número de interações
• tamanho da entrega técnica

e mostra que está disposto a adaptar, não a abrir mão da ideia.

6. Sempre que possível, entregue duas versões: completa e enxuta

Uma forma prática de não ver a proposta virar outra coisa é já apresentar:

• Versão A – Completa (A ideia como você concebeu, com toda a força.)
• Versão B – Enxuta (O mesmo conceito, adaptado ao limite de tempo/orçamento/agenda.)

Você pode escrever algo assim:

“Pra facilitar aí dentro, montei duas possibilidades:

• Versão completa – [explicação em 1 frase]

• Versão enxuta – [explicação em 1 frase, deixando claro o que se mantém]

Assim você consegue mostrar pra diretoria que existem caminhos, sem abrir mão do efeito que a gente está buscando.” Isso alivia o contato.

Em vez de ter que ele mesmo “inventar um corte”, ele sente que tem escolhas claras.

Não é o fim da ideia, é o começo de outra conversa

Quando o cliente diz “amei, mas vou ter que simplificar”, ele não está necessariamente rejeitando a sua proposta.

Muitas vezes, ele está pedindo ajuda, sem dizer em voz alta: “Me ajuda a fazer isso caber na realidade daqui.”

Se você:

• entende o que “simplificar” significa naquele contexto
• traduz formato em linguagem de decisão
• oferece versões possíveis em vez de aceitar o corte genérico
• entrega frases e argumentos que o cliente possa repetir na reunião

A chance da ideia sobreviver aumenta muito.

Quer que eu te ajude a fazer isso com alguma ideia que você tenha aí na gaveta hoje?