Planejando um evento empresarial, confira o passo a passo!

6 de setembro de 2022

Planejando um evento empresarial – Confira o passo a passo completo

por: Gustavo Livekaraokê

em: Eventos Corporativos

Se você já esteve à frente da organização de um evento, sabe que não é nada fácil deixar tudo dentro dos conformes, com o intuito de atender às nossas expectativas e, principalmente, das pessoas que estarão presentes junto conosco. Ao pensar no planejamento de um evento empresarial, precisamos levar em conta uma série de coisas, como: perfil do público participante, quantidade de pessoas, local para a realização da festa.

Enfim, existem muitas etapas a serem respeitadas para que você consiga entregar um evento digno de vários elogios. Além disso, existem várias categorias de eventos corporativos e, em cada uma delas, é preciso que seja respeitada uma estrutura que faça jus ao momento que a empresa está vivenciando. Entre os modelos de festas corporativas existentes, temos:

Confraternização de fim de ano;
Aniversário da empresa;
Convenções de vendas;
Comemoração pré ou pós lançamentos;
Convenções empresariais…

Em cada modelo de festa apresentado acima, o foco está voltado para situações diferentes e isso impacta diretamente sobre várias decisões acerca da estrutura do evento. Dessa forma, para ajudar você a se planejar, preparamos este post com um passo a passo completo de como organizar o melhor evento que seus parceiros de trabalho já viram. Então, se prepare! Após este passo a passo, os seus eventos corporativos não serão mais os mesmos.

Passo 1:
Antecedência – Palavra de ordem

Não deixe para resolver tudo em cima da hora, pois as chances de algo dar errado são maiores e, além disso, você pode ter prejuízos em relação aos custos do seu evento.

Ao se planejar com antecedência, você poderá:

Escolher a data mais viável para que todos seus convidados estejam presentes;
Alugar ou comprar os componentes da festa por um preço mais baixo;
Ter mais tempo para resolver as situações que ocorrerem fora do que foi planejado inicialmente;
Decidir o melhor lugar para a realização do evento;
Dividir as equipes responsáveis por cada parte da festa…

O planejamento antecipado fará com que você poupe tempo e dinheiro, duas coisas primordiais para quem está à frente da organização de um evento.

Passo 2:
Selecione a equipe interna responsável pela organização da festa

Além de você, é interessante que existam outras pessoas ajudando no planejamento da festa. Ao escolher seus parceiros internos, foque naqueles que possuem uma fácil comunicação com os demais setores da empresa e, se porventura eles já tiverem participado da organização de um outro evento, ainda melhor.

Esse segundo critério é importante, pois faz com que você tenha ao seu lado pessoas acostumadas a planejarem um evento corporativo. Assim, muitas situações que serão novas para você, para elas já não são, logo, a probabilidade de erros durante o processo diminui consideravelmente.

Passo 3: Brainstorming

Após selecionar seus parceiros, escolha um dia para que vocês possam se reunir e expor todas as ideias. Essa etapa muitas vezes é deixada de lado pelos organizadores e isso faz com que a festa se torne “mais do mesmo”. Dê espaço para que todos opinem e cheguem em ideias que farão sentido para a categoria de evento que será realizada e, também, estejam de acordo com o planejamento financeiro estipulado para a sua realização. Quanto mais boas ideias vocês tiverem, melhor será o evento!

Passo 4: Defina a quantidade de convidados do evento

Chegou o momento de fazer uma lista com a quantidade de convidados do seu evento corporativo. Para ter isso muito bem definido, você pode:

Fazer uma lista com todos os colaboradores da empresa;
Decidir se os convidados poderão ou não levar acompanhantes;
Caso possa levar acompanhantes, serão quantas pessoas por convidado?
Outros stakeholders, como fornecedores e alguns clientes externos, serão convidados para o evento?

Após definir essas questões, está na hora de enviar os convites e, nessa etapa, você pode pedir para que os convidados confirmem a presença e, se o evento for aberto para acompanhantes, peça para que indiquem a quantidade de pessoas que levarão. Isso será essencial para que outras partes do evento sejam organizadas.

Passo 5: Determine o cardápio do evento

Chegamos na parte que todo mundo gosta! Nesta etapa, você pode pensar nas comidas que farão mais sentido para ter no seu evento empresarial, levando em consideração o tema da festa e o perfil das pessoas que estarão presentes. Existem pessoas que são veganas e/ou vegetarianas, outras já não se importam em comer carne. Ademais, também podem existir pessoas que tenham alergia a algum tipo de alimento. Logo, vale determinar um cardápio que atenda todos os gostos, pensando em todas as etapas (entrada, prato principal e sobremesa). Além disso, não se esqueça de pensar também nas bebidas.

Passo 6: Contrate uma equipe externa

No passo anterior, falamos sobre o cardápio da festa e, neste tópico, entra em questão algumas coisas relacionadas ao item anterior e a outras partes do evento. Ao definir o cardápio, você precisa pensar na possibilidade de contratar uma equipe externa (buffet), responsável por fazer e servir toda a comida. Caso seu orçamento dê para isso, a contratação de um buffet pode ajudar para que não haja desperdício de comida e para que todos os convidados sejam servidos de forma devida. Além do buffet, vale pensar em outras partes do evento em que a equipe interna não conseguirá resolver, seja por falta de tempo ou por possuir pouco Know How. A depender do tema da festa, pode ser viável contratar uma equipe de fotógrafos, um serviço de locação de brinquedos para crianças ou até mesmo uma equipe de cerimonialistas para ajudarem na organização dos convidados.

Passo 7: Aguce a vontade dos convidados para estarem no evento

Se tratando dos colaboradores, não são todos que gostam de participar de eventos empresariais, pois eles imaginam ser um momento mais formal e “sem graça”.
Para mudar esse preconceito, você pode dar alguns spoilers do que está preparando para a festa. Isso aguçará o desejo deles para estarem presentes no dia do evento.

Passo 8: Defina o tema da festa

Isso pode ser considerado meio bobo para algumas pessoas, porém, ao definir o tema do evento, você terá um direcionamento em relação à decoração do espaço, ao dress code dos convidados e em atrações que possam servir de complemento para que a festa seja um sucesso. Pense em um tema que represente a empresa, pois, ao visá-la, consequentemente, os convidados também já se sentirão representados.

Passo 9: Decida o local da festa

A empresa tem estrutura para que o evento seja realizado dentro de sua própria sede? Será que vale a pena realizar a festa na empresa, mesmo que ela possua estrutura para isso? É bom colocar esses questionamentos no papel para que você tome a melhor decisão em relação ao local da festa. Às vezes, um evento na própria empresa pode fazer com que os convidados não sintam tanto entusiasmo em estarem presentes. Em contraponto, levando em consideração a categoria do seu evento, talvez seja mais viável realizá-lo na própria empresa. Ao decidir o local, caso não seja na sede da empresa, é bom entrar em contato com os responsáveis para alugá-lo à tempo e, quem sabe, conseguir um desconto no valor final do aluguel.

Passo 10: Escolha boas atrações para seu evento

Geralmente, em um evento corporativo, existem momentos em que os gestores necessitam que a atenção do público esteja totalmente voltada para eles, com o intuito de falar sobre os resultados da empresa e os próximos passos almejados. Todavia, nos períodos reservados para a distração dos convidados, como no coffee break, é interessante possuir atrações que promovam a interação entre as partes e a possibilidade de realizar networking.

Ao pensar em quais atrações levar para seu evento corporativo, você precisa ser estratégica. Fazendo com que todos se divirtam e ainda consigam “colher” bons frutos profissionais. Dessa forma, você pode se questionar: quais atrações posso levar para meu evento que não fujam do nosso propósito inicial – promover a interação -? Uma sugestão que damos a você, é fazer uma parceria com empresas que trabalham diretamente com eventos corporativos, a exemplo da Live Karaokê. A Live Karaokê está há mais de 14 anos no mercado e já atendeu grandes marcas, como: Itaú, Rede Globo e Magazine Luiza. Utilizando uma grande paixão dos brasileiros – o Karaokê – para transformar os eventos empresariais em um momento super divertido e com várias possibilidades para a estimular o relacionamento interpessoal.

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